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Publier Caderousse
Part II. L’aventure de Caderousse

Comme beaucoup de services d’archives sans doute parmi ceux qui attachent de la valeur à la fonction classement, les archives départementales de Vaucluse souhaitaient disposer d’un outil de mise en valeur de leurs travaux. Le classement est parfois – souvent – l’aboutissement d’années de labeur et de recherches. C’est donc une petite fête lorsqu’un nouveau « bébé » est prêt !

En l’occurrence, il s’agissait là de faire aboutir le travail de tri et de description réalisé par Martine Sainte-Marie, qui avait relevé le défi (sorte de bizutage puisqu’il s’agissait de son cadeau de bienvenue à son arrivée aux archives départementales de Vaucluse en 2006) de classer l’imposant fonds du duché de Caderousse, entré en 1900 et qui avait attendu la bagatelle de 106 années avant de passer entre des mains expertes capables de le maîtriser et d’en venir à bout en douceur. L’inventaire était terminé, avait reçu le visa scientifique et technique des Archives de France, mais comment montrer ce travail ? En publiant un inventaire, évidemment. Oui, mais plus facile à dire qu’à faire quand un service ne dispose ni de cellule PAO, ni de moyens budgétaires suffisants pour financer les prestations d’un graphiste à chaque publication… L’idée a donc germé, avec la complicité d’Anaphore, de développer un outil d’« éditorialisation » pour – enfin ! – publier des inventaires esthétiques directement à partir de la base de données présente dans le module Aide au classement d’Arkhéïa.

La commande était de publier un répertoire en version imprimable d’une part et sous forme de page HTML diffusable sur internet d’autre part, en même temps qu’en version EAD « traditionnelle », sans avoir à retravailler le fichier initial. Les archives souhaitaient qu’une grande attention soit portée à la lisibilité et à la qualité graphique de l’instrument de recherche pour les deux formes de restitution.
Toujours à l’écoute, Anaphore a répondu à nos requêtes et a pu formaliser nos souhaits qui devaient être absolument pris en compte dans une maquette.

Les trois points pris en compte par la maquette proposée

Compréhensibilité

Un instrument de recherche n’est pas toujours d’une grande limpidité. Plusieurs sortes de métadonnées descriptives peuvent être présentées à la suite, sans ou avec des différences typographiques, mais, dans tous les cas, sans qu’il soit possible d’en saisir la nature.

Lisibilité

Cette notion, tout en étant proche de la précédente, peut en être distincte. En effet, la lisibilité facilite généralement la compréhension. Par exemple, une énumération sera nettement plus lisible et donc plus rapidement compréhensible sous forme de liste à puces que sous la forme d’un gros paragraphe avec des points virgules ou des virgules comme séparateurs ; mais le gros paragraphe peut être compréhensible par un lecteur qui s’en donnera la peine si l’archiviste a pris la précaution de préciser de quoi il s’agit, alors qu’une liste sera difficilement compréhensible si l’on ne sait pas de quoi il s’agit.

Esthétique

Si la présentation est soignée, agréable, le lecteur sera plus enclin à consulter l’instrument de recherche. Là encore, cette notion est distincte des précédentes : un instrument de recherche peut être agréable à regarder mais difficile à comprendre. L’intégration de l’iconographie tout au long du corps de l’inventaire s’est imposée.

L’éditorialisation

Elle devait permettre d’intégrer toutes les parties rédigées jusque-là autour de l’inventaire : introduction, bibliographe, sources complémentaires, annexes (généalogie de la famille, glossaire, etc.).

Elle devait également mettre en valeur :

  •   d’une part la structure de l’inventaire (son plan),
  •   d’autre part, le début de chaque nouvelle notice descriptive.

Structure de l’inventaire

Cette structure est plus ou moins complexe ; elle peut compter jusqu’à sept niveaux emboîtés. La base Caderousse joue sur six niveaux. Les archives souhaitaient qu’on puisse toujours savoir où on se situe dans ce plan, quel que soit l’endroit où on se trouve positionné dans l’inventaire.

Notices descriptives

La notice descriptive regroupe deux types de données :

  •   la description de l’unité archivistique elle-même, qui est la description « principale »,
  •   les données complémentaires.

La description principale comprend cinq zones descriptives au maximum :

  • Intitulé
  • Dates extrêmes
  • Présentation du contenu
  • Langue
  • Description physique
  • Cote

Dans ce groupe, les informations saillantes, c’est-à-dire celles qui doivent être facilement repérables par l’œil, sont l’intitulé et les dates extrêmes.
Remarque : traditionnellement, c’est la cote, positionnée dans la marge à gauche, qui sert de repère visuel. Or, cette information est secondaire dans la description. Il serait donc préférable de trouver un autre repère visuel, autour de l’intitulé et des dates extrêmes de l’unité décrite.

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Un outil pour tous les utilisateurs d’Arkhéïa Aide au classement

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Toute cette énergie et plusieurs mois d’échanges ont donc abouti à la création d’un prototype Caderousse. Ce prototype a permis de développer et tester en conditions réelles un outil disponible pour tous les utilisateurs du module Arkhéïa Aide au classement.

Toutes les données sont intégrées dans la base de données et un export, (presque) aussi simple que l’export HTML, permet d’obtenir un objet éditorial soigné, livrable à l’imprimeur en fichier pdf.

Si la partie intégration des images est encore assez expérimentale, il est désormais enfantin de fabriquer un fichier maquetté, compréhensible, lisible et esthétique pour nos lecteurs.

À vous de jouer !

Plan du château ducal de Caderousse, XVIIIe s. - Arch. dép. Vaucluse, 2E9/1225

Publier Caderousse
Part I. Faut-il encore imprimer ?

A l’heure où la présence des services d’archives sur le Web s’impose de façon impérative, comme je l’ai affirmé dans un texte précédent, la salle des inventaires virtuelle est une occasion idéale pour les archivistes de réaffirmer, en utilisant toutes les ressources offertes par la maîtrise raisonnée des nouvelles technologies, la valeur, l’actualité et la pertinence de leurs compétences scientifiques et de leur rôle de médiateurs, qui rédigent et publient des instruments de recherche en ligne.
Cette action, fondamentale pour diffuser la connaissance des fonds, est loin de vider les salles de lecture, comme on le dit parfois. Bien au contraire, en proposant aux chercheurs des espaces d’orientation en ligne de plus en plus riches, l’archiviste met en branle un mécanisme propre à l’incitation à la venue dans les services d’archives, car l’utopie du « un jour toutes les archives seront en ligne » se démonte d’autant plus aisément que les inventaires des sources disponibles montrent leur importance matérielle et leur diversité.

Publier aujourd’hui ? un archaïsme ou un enjeu ?

Mais, de ce fait, la publication traditionnelle des outils d’accès aux documents reste-t-elle un sujet d’actualité ? Est-il aujourd’hui raisonnable d’investir sur la réalisation de répertoires et catalogues imprimés, quand l’accès aux données connaît un essor si considérable ? Ne serait-il même pas abusif, en termes de temps de travail comme en termes de financement, de concevoir des ouvrages en papier pour reproduire à l’identique ce que tout un chacun trouverait sur le net et pourrait imprimer à loisir ?
J’ai la faiblesse de penser que non…

De la nature des instruments de recherche

Car, de même que la « médiation » personnelle, l’accueil en salle du chercheur par l’archiviste est directe et résout nombre de difficultés, ce que l’approche solitaire de la machine permet difficilement, de même instrument de recherche imprimé et instrument de recherche électronique ne sont pas de nature identique et ne connaissent pas le même usage.
L’un est destiné à servir de référence pérenne, l’autre est modifiable dans sa forme comme dans son contenu ; le premier, destiné à la lecture sereine, est fort de ses annexes longues et complètes (introduction historique, bibliographie exhaustive, sources complémentaires détaillées), le second, destiné à la recherche rapide, va s’enrichir de possibilités de rebonds vers d’autres ressources similaires, parallèles, liées hiérarchiquement ou non ; le document papier se feuillette, se parcourt, donne accès aux documents originaux, le document informatique s’interroge, par mots-clés, par facettes ou par type de données, met en évidence les occurrences des mots et des notions, se copie, se diffuse par morceaux, se réutilise…

 

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Investiture de portion du péage à sel de Caderousse, 1127 – Arch. dép. Vaucluse, 2E9/506

Imprimer ? quelle gageure !

Mais à l’aune des restrictions budgétaires et du plein emploi des ressources humaines des services capables de s’atteler à une entreprise telle que la publication d’un inventaire traditionnel, et à l’heure où plus aucun ouvrage qui se veut consulté (ne parlons même pas de vente !) ne peut se dispenser d’une riche illustration en quadrichromie et d’une tenue éditoriale impeccable, imprimer un instrument de recherche est un défi redoutable à relever. Qui ne s’est pas arraché les cheveux en relisant pour la quatrième fois les épreuves d’un répertoire numérique avec cinq ou six niveaux de descriptions, que le graphiste de l’imprimerie n’a pas pu correctement identifier et qui se baladent plus ou moins près des marges de gauche, avec des cotes qui viennent mordre l’espace vital de l’analyse, des dates qui s’alignent ou ne s’alignent plus, une table des matières qui a « mangé » un niveau, un titre « veuf et orphelin » !
L’entreprise est d’autant plus risquée qu’elle ne dispense pas de la mise en ligne elle-même de l’instrument de recherche, pour toutes les raisons évoquées plus haut, mais que jusqu’à présent, il n’existait guère de moyen de publier de façon complètement satisfaisante le même objet de base, sans le retravailler entièrement, sur deux supports aussi différents que le Web et le papier, sauf à faire une simple copie pdf de l’imprimé, ou à rebours une sortie médiocre du document html… le tout sans oublier l’instrument de recherche publié en EAD, cherchable et navigable !

Le choix des archives départementales de Vaucluse

Car l’objectif que nous nous sommes fixé aux archives départementales de Vaucluse est celui de produire désormais inventaires et répertoires exclusivement à partir d’Arkhéïa Aide au classement, et de ne mettre en ligne que des fichiers EAD issus des bases générées pour la gestion des descriptions d’archives – même si aujourd’hui la perspective du Web sémantique nous séduit complètement pour la mise en ligne des données.
Mais l’EAD, même transformé à la volée en pages html, n’a rien de très sexy, on en conviendra !
Et lorsqu’un aussi beau fonds que le fonds du duché de Caderousse parvient au terme de son classement, qu’il a fait l’objet d’une telle précision dans ses analyses qu’elles en deviennent articles d’inventaire « à l’ancienne » malgré leurs balises contemporaines rigoureusement normalisées, eh bien tout archiviste normalement constitué a envie qu’il soit valorisé par une publication de qualité et que celle-ci arrive entre les mains de ceux qui sauront apprécier sa richesse et venir exploiter ses ressources.

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Plan géométral des terres et îles de M. et Mme de Gramont, an XII – Arch. dép. Vaucluse, 2E9/319

Objectif Caderousse : demander la lune ?

Alors l’objectif pour Caderousse est devenu simple, et compliqué à la fois : il fallait obtenir, à partir d’un outil unique de description conçu dans Arkhéïa Aide au classement, selon la charte de réalisation du corpus des instruments de recherche en ligne du site des archives départementales de Vaucluse :

  •   une publication sur ce site, par l’intermédiaire de Pleade, de l’inventaire encodé en EAD ;
  •   une édition traditionnelle soignée, imprimée et diffusée gratuitement auprès d’un nombre important d’institutions françaises et étrangères, universités et centres de recherche spécialisés comme bibliothèques d’études en sus du réseau « réglementaire » français de distribution des instruments de recherche ;
  •   une possible impression à l’identique à partir d’une imprimante standard ;
  •   et, pour faire simple, l’exemple d’autres départements comme le Tarn aidant, une version Web / html élégante et téléchargeable sur le site des AD.

Le tout avec des caractéristiques propres à chaque publication, sans qu’il soit besoin de reprendre chacune d’entre elles individuellement en cas de modification des contenus, cela va sans dire.

Une nouvelle révolution arkhéïenne ?

D’aucuns (lui le premier, mais il s’en repent !) ont prétendu qu’à une certaine époque, le concepteur d’Arkhéïa s’était mis en tête que l’édition papier des inventaires n’avait plus d’avenir et que seul l’instrument de recherche électronique normalisé sauverait l’archivistique, la vraie, contre les assauts des techniques documentaires.
J’ai dû arriver dans le monde arkhéïen bien après (sourire) ces errances (re-sourire) ou bien alors n’ai-je jamais voulu les entendre – et j’ai bien agi, j’ai eu raison de faire confiance et de ne pas douter que Louis Colombani comprenait en fait parfaitement l’enjeu de « l’éditorialisation » de nos instruments de recherche : un ouvrage publié est une pièce précieuse dans la construction d’une politique de service tournée vers les publics, et un inventaire d’archives au même titre qu’un catalogue d’exposition du Grand Palais ou que les sommes que représentent les Vocabulaires typologiques de l’Inventaire général.
Aujourd’hui Anaphore a conçu la première partie de l’outil qui nous manquait. Certes l’aventure fut engageante pour les archives de Vaucluse et deux de leurs archivistes, Martine Sainte-Marie bien sûr, et Sophie Izac-Imbert, fraîchement arrivée du Tarn. Mais leurs efforts ont produit leur fruit, et l’inventaire du fonds de Caderousse est sorti des presses depuis quelques semaines, premier-né d’une longue série d’instruments de recherche élégants et lisibles ; depuis janvier 2014, les archivistes du palais des Papes impriment même leurs bordereaux de versement en version éditorialisée !
Et je suis sûre que bien d’autres « issues » d’objets arkhéïens divers et variés pourront être inventées à partir des ressources de la nouvelle version d’Aide au classement, surtout lorsque sera finalisée la production d’un export html lui aussi retravaillé pour une mise en ligne « chic », ce qui ne saurait trop tarder, j’en suis convaincue. Nous avons déjà plein d’idées !

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Armoiries de la famille de Gramont, XVIIIe s. – Arch. dép. Vaucluse, 2E9/157

Inventaire des archives de la seigneurie de Caderousse par Jean de Jarlains, 1525. Arch.dép. Vaucluse, 2E9/1

« Il faut mettre en ligne ! »
Les contenus archivistiques en ligne : le travail de l’archiviste (part II)

Questions préalables

  • La recherche en archives est une démarche complexe par nature, car elle aborde un matériau riche et complexe ; hors du domaine des grandes séries répétitives, il est illusoire de croire qu’on peut la simplifier à l’extrême, que l’on peut cerner par un ou deux critères un ensemble gigantesque et varié ; tout un arsenal de guides ou de modules spécialisés sont offerts aux chercheurs sur les sites des grandes institutions qui mettent les instruments de recherche au cœur de leur proposition en ligne. Un bel exemple est donné par le site des Archives nationales australiennes.
  • Quels publics l’archiviste doit-il cibler en mettant en ligne des inventaires d’archives ?
    A priori, les publics chercheurs, quels qu’ils soient, même amateurs ou débutants, mais prêts à entamer une vraie démarche, pas à trouver des réponses toutes faites, même si l’archiviste fait en parallèle des propositions du type « dossiers d’histoire », destinés à un public plus large non chercheur.
  • Comment consulte-t-on en ligne ?
    Ce n’est pas le lieu d’analyser ici ce qui fait l’objet d’études nombreuses, mais c’est bien sûr une question primordiale à se poser avant d’adopter un parti de présentation, un modèle de recherche, un type d’instruments de recherche ; il n’est toutefois pas obligatoire de se conformer aux pratiques majoritaires, mais de les connaître et de les évaluer, pour les retenir si elles sont conformes aux objectifs de mise en ligne, ou les rejeter si elles ne sont pas adaptées à la nature du matériau traité ou au niveau d’information délivré. Il faut néanmoins avoir en tête que l’internaute, impatient d’aller à ce qu’il juge l’essentiel, de poser sa question et d’avoir des réponses, lit très peu les modes d’emploi et autres didacticiels, au grand risque de ne rien trouver dans le cadre d’une recherche non formatée.
  • Met-on les mêmes outils en ligne et en salle de lecture ?
    Non. Ni dans leur nombre et diversité, ni dans leur forme.

    • En salle, le recours à l’archiviste est direct et résout nombre de difficultés, ce que l’approche solitaire de la machine ne permet que difficilement ;
    • L’informatique supporte très mal l’approximatif des instruments de recherche provisoires ou anciens, pourtant fort précieux pour le chercheur ;
    • Recherche en ligne et recherche en salle ne sont pas équivalentes, et ont besoin d’outils différents ;
    • Tout contenu d’instrument de recherche n’est pas publiable en ligne.
  • Comment gérer les « retours » de l’interactivité entre public et recherche en ligne ?
    L’internaute est beaucoup plus exigeant, plus critique et plus réactif que le lecteur traditionnel. Son utilisation des outils mis en ligne n’est en outre jamais tout à fait ce que l’archiviste avait prévu ; à l’archiviste d’évaluer les critiques formulées, soit pour les prendre en compte et adapter les outils, soit pour user de plus de pédagogie en ligne et mieux expliciter la démarche et les objectifs atteignables grâce aux outils.

La présentation des fonds et des instruments de recherche

L’organisation des sites d’archives est significative de ce que l’archiviste veut porter comme message et des priorités qu’il attribue à chacun des modules qu’il propose à l’internaute.

La structuration de la présentation des fonds

C’est une vraie démarche archivistique de présenter les fonds conservés par l’institution, dans lesquels les recherches s’effectueront, soit en ligne, soit en salle.
Sa raison d’être est d’aider l’internaute à connaître le contexte général de production des archives qu’il va pouvoir consulter et à mieux cerner ce qu’il peut y trouver, donc y chercher. Les systèmes nationaux de collecte et de conservation, les histoires archivistiques des pays, conditionnent la plupart du temps cette présentation, organisée simplement (ordre alphabétique du nom des fonds par exemple pour les archives italiennes) ou structurée, de façon chronologique (fonds coloniaux / fonds après l’indépendance au Sénégal, fonds d’Ancien Régime / fonds postérieurs à la Révolution en France), selon la nature des fonds (fonds notariaux, fonds administratifs…), selon les niveaux hiérarchiques des producteurs (organisations gouvernementales, agences locales), selon des thématiques (archives militaires, archives de l’immigration)…
En France, ce sont des cadres de classement réglementaires qui sont généralement utilisés, subdivisés en « séries », identifiées par des lettres et regroupant des fonds de même type de provenance (fonds judiciaires d’ancien régime, fonds d’institutions religieuses régulières, fonds d’origine privée…) ; extrêmement « pratique » car référentiel uniforme partout en France, le cadre de classement départemental est cependant un système faussement respectueux des fonds, qu’il va éclater entre diverses périodes, regrouper artificiellement, ou scinder en plusieurs thématiques.

L’organisation des instruments de recherche

L’organisation des instruments de recherche, indépendamment de leur nature et de leur forme, est de même un choix archivistique fondé sur les sources mais aussi sur les méthodes de recherche proposées, ou les sujets priorisés :

  • Elle peut suivre la même structuration que la présentation des fonds, par série du cadre de classement, ou au contraire par type de fonds ;

Capture d'écran État général des fonds - Archives de Vaucluse

  • Elle peut être organisée de façon plus pragmatique, indépendamment de la présentation globale des fonds, en fonction de sujets pertinents entre eux : les outils pour effectuer une recherche sur l’histoire des familles, les guides des sources de l’histoire de la première guerre mondiale ou de l’immigration…

La mise en forme des instruments de recherche

La façon dont l’internaute pourra appréhender l’instrument de recherche qui répondra à sa requête dépend aussi de choix archivistiques majeurs :

  • L’archiviste peut choisir de n’offrir qu’une référence précise, hors contexte ; la description de l’article ou des articles qui répond(ent) à une recherche simple dans des documents sériels, et qui vont mener parfois à l’image des documents eux-mêmes : le plan cadastral de la commune de R ou les baptêmes de 1754 du village de Saint-Martin.
  • Il peut choisir cette solution également dans une recherche plus complexe, dans une réponse de type documentaire.
  • Une réponse de type archivistique mettra, elle, le document identifié en relation avec son contexte, dans le cadre d’une description hiérarchisée conforme à l’ISAD(G).
  • Le parti peut également être d’offrir systématiquement au chercheur un instrument de recherche lisible de son début à sa fin, soit sous forme traditionnelle (reproduction sous format pdf d’un instrument de recherche papier) soit sous forme « navigable », où chaque niveau se déplie.

L’interrogation des instruments de recherche

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    • L’accès aux archives
      • Mettre les archives à la disposition du public, mission ultime de l’existence de l’archiviste, ne veut pas dire laisser le chercheur essayer de trouver lui-même dans les magasins de stockage un item choisi au hasard, sur son simple titre aperçu au passage. Mettre à disposition virtuellement repose sur le même principe : comme lors de l’accueil physique du lecteur, que l’archiviste écoute et oriente, la mission de l’archiviste n’est pas de laisser l’internaute se débrouiller tout seul face à des milliers d’images ou de références, mais bien d’être un médiateur entre le document d’archives et l’utilisateur, grâce à son expertise, sans céder aux fallacieux arguments qui prétendent que son travail propre peut être remplacé par un moteur de recherche performant.
      • Servir de médiateur ne veut pas dire faire le travail du chercheur, mais lui donner des outils d’accès, en fonction de sa demande, de son attente, de ses compétences également ; percevoir quel niveau d’information apporter est primordial : on ne répond pas de la même façon à un généalogiste amateur débutant et à un historien professionnel habitué à la fréquentation scientifique des documents. Il est donc nécessaire de proposer plusieurs niveaux de recherche, et des parcours différents adaptés aux intérêts des différentes catégories de publics visés. Il est également fondamental de concevoir simultanément l’instrument de recherche et son outil d’interrogation, adapté au contenu des descriptions.
    • L’archiviste ne travaille plus pour une communauté restreinte se déplaçant vers lui et partageant avec lui un mode consensuel d’échange, mais s’adresse à travers la mise en ligne à des internautes du monde entier, avec lesquels il lui faut trouver un langage commun dépassant les usages particuliers, normalisé et structuré.
    • Parallèlement, de nouveaux modes d’interrogation, de nouvelles façons de concevoir la relation des objets entre eux, de nouvelles approches des contenus sont en plein développement sur la toile. Les archives ne doivent pas rater leur entrée dans le monde du web des données, et ne pourront rester figées dans des schémas dont l’insuffisance commence à se faire sentir : le web sémantique est la porte d’accès à un vrai réseau culturel et patrimonial dont il serait inconcevable que les archives soient absentes. Il convient donc à nouveau que l’archiviste réévalue ses outils de mise en ligne, mais qu’il garde toujours la même ligne de mire : l’instrument de recherche est l’outil d’accès aux archives, il se décline seulement selon les supports.