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Inventaire des archives de la seigneurie de Caderousse par Jean de Jarlains, 1525. Arch.dép. Vaucluse, 2E9/1

« Il faut mettre en ligne ! »
Les contenus archivistiques en ligne : le travail de l’archiviste (part II)

Questions préalables

  • La recherche en archives est une démarche complexe par nature, car elle aborde un matériau riche et complexe ; hors du domaine des grandes séries répétitives, il est illusoire de croire qu’on peut la simplifier à l’extrême, que l’on peut cerner par un ou deux critères un ensemble gigantesque et varié ; tout un arsenal de guides ou de modules spécialisés sont offerts aux chercheurs sur les sites des grandes institutions qui mettent les instruments de recherche au cœur de leur proposition en ligne. Un bel exemple est donné par le site des Archives nationales australiennes.
  • Quels publics l’archiviste doit-il cibler en mettant en ligne des inventaires d’archives ?
    A priori, les publics chercheurs, quels qu’ils soient, même amateurs ou débutants, mais prêts à entamer une vraie démarche, pas à trouver des réponses toutes faites, même si l’archiviste fait en parallèle des propositions du type « dossiers d’histoire », destinés à un public plus large non chercheur.
  • Comment consulte-t-on en ligne ?
    Ce n’est pas le lieu d’analyser ici ce qui fait l’objet d’études nombreuses, mais c’est bien sûr une question primordiale à se poser avant d’adopter un parti de présentation, un modèle de recherche, un type d’instruments de recherche ; il n’est toutefois pas obligatoire de se conformer aux pratiques majoritaires, mais de les connaître et de les évaluer, pour les retenir si elles sont conformes aux objectifs de mise en ligne, ou les rejeter si elles ne sont pas adaptées à la nature du matériau traité ou au niveau d’information délivré. Il faut néanmoins avoir en tête que l’internaute, impatient d’aller à ce qu’il juge l’essentiel, de poser sa question et d’avoir des réponses, lit très peu les modes d’emploi et autres didacticiels, au grand risque de ne rien trouver dans le cadre d’une recherche non formatée.
  • Met-on les mêmes outils en ligne et en salle de lecture ?
    Non. Ni dans leur nombre et diversité, ni dans leur forme.

    • En salle, le recours à l’archiviste est direct et résout nombre de difficultés, ce que l’approche solitaire de la machine ne permet que difficilement ;
    • L’informatique supporte très mal l’approximatif des instruments de recherche provisoires ou anciens, pourtant fort précieux pour le chercheur ;
    • Recherche en ligne et recherche en salle ne sont pas équivalentes, et ont besoin d’outils différents ;
    • Tout contenu d’instrument de recherche n’est pas publiable en ligne.
  • Comment gérer les « retours » de l’interactivité entre public et recherche en ligne ?
    L’internaute est beaucoup plus exigeant, plus critique et plus réactif que le lecteur traditionnel. Son utilisation des outils mis en ligne n’est en outre jamais tout à fait ce que l’archiviste avait prévu ; à l’archiviste d’évaluer les critiques formulées, soit pour les prendre en compte et adapter les outils, soit pour user de plus de pédagogie en ligne et mieux expliciter la démarche et les objectifs atteignables grâce aux outils.

La présentation des fonds et des instruments de recherche

L’organisation des sites d’archives est significative de ce que l’archiviste veut porter comme message et des priorités qu’il attribue à chacun des modules qu’il propose à l’internaute.

La structuration de la présentation des fonds

C’est une vraie démarche archivistique de présenter les fonds conservés par l’institution, dans lesquels les recherches s’effectueront, soit en ligne, soit en salle.
Sa raison d’être est d’aider l’internaute à connaître le contexte général de production des archives qu’il va pouvoir consulter et à mieux cerner ce qu’il peut y trouver, donc y chercher. Les systèmes nationaux de collecte et de conservation, les histoires archivistiques des pays, conditionnent la plupart du temps cette présentation, organisée simplement (ordre alphabétique du nom des fonds par exemple pour les archives italiennes) ou structurée, de façon chronologique (fonds coloniaux / fonds après l’indépendance au Sénégal, fonds d’Ancien Régime / fonds postérieurs à la Révolution en France), selon la nature des fonds (fonds notariaux, fonds administratifs…), selon les niveaux hiérarchiques des producteurs (organisations gouvernementales, agences locales), selon des thématiques (archives militaires, archives de l’immigration)…
En France, ce sont des cadres de classement réglementaires qui sont généralement utilisés, subdivisés en « séries », identifiées par des lettres et regroupant des fonds de même type de provenance (fonds judiciaires d’ancien régime, fonds d’institutions religieuses régulières, fonds d’origine privée…) ; extrêmement « pratique » car référentiel uniforme partout en France, le cadre de classement départemental est cependant un système faussement respectueux des fonds, qu’il va éclater entre diverses périodes, regrouper artificiellement, ou scinder en plusieurs thématiques.

L’organisation des instruments de recherche

L’organisation des instruments de recherche, indépendamment de leur nature et de leur forme, est de même un choix archivistique fondé sur les sources mais aussi sur les méthodes de recherche proposées, ou les sujets priorisés :

  • Elle peut suivre la même structuration que la présentation des fonds, par série du cadre de classement, ou au contraire par type de fonds ;

Capture d'écran État général des fonds - Archives de Vaucluse

  • Elle peut être organisée de façon plus pragmatique, indépendamment de la présentation globale des fonds, en fonction de sujets pertinents entre eux : les outils pour effectuer une recherche sur l’histoire des familles, les guides des sources de l’histoire de la première guerre mondiale ou de l’immigration…

La mise en forme des instruments de recherche

La façon dont l’internaute pourra appréhender l’instrument de recherche qui répondra à sa requête dépend aussi de choix archivistiques majeurs :

  • L’archiviste peut choisir de n’offrir qu’une référence précise, hors contexte ; la description de l’article ou des articles qui répond(ent) à une recherche simple dans des documents sériels, et qui vont mener parfois à l’image des documents eux-mêmes : le plan cadastral de la commune de R ou les baptêmes de 1754 du village de Saint-Martin.
  • Il peut choisir cette solution également dans une recherche plus complexe, dans une réponse de type documentaire.
  • Une réponse de type archivistique mettra, elle, le document identifié en relation avec son contexte, dans le cadre d’une description hiérarchisée conforme à l’ISAD(G).
  • Le parti peut également être d’offrir systématiquement au chercheur un instrument de recherche lisible de son début à sa fin, soit sous forme traditionnelle (reproduction sous format pdf d’un instrument de recherche papier) soit sous forme « navigable », où chaque niveau se déplie.

L’interrogation des instruments de recherche

    Photo

    • L’accès aux archives
      • Mettre les archives à la disposition du public, mission ultime de l’existence de l’archiviste, ne veut pas dire laisser le chercheur essayer de trouver lui-même dans les magasins de stockage un item choisi au hasard, sur son simple titre aperçu au passage. Mettre à disposition virtuellement repose sur le même principe : comme lors de l’accueil physique du lecteur, que l’archiviste écoute et oriente, la mission de l’archiviste n’est pas de laisser l’internaute se débrouiller tout seul face à des milliers d’images ou de références, mais bien d’être un médiateur entre le document d’archives et l’utilisateur, grâce à son expertise, sans céder aux fallacieux arguments qui prétendent que son travail propre peut être remplacé par un moteur de recherche performant.
      • Servir de médiateur ne veut pas dire faire le travail du chercheur, mais lui donner des outils d’accès, en fonction de sa demande, de son attente, de ses compétences également ; percevoir quel niveau d’information apporter est primordial : on ne répond pas de la même façon à un généalogiste amateur débutant et à un historien professionnel habitué à la fréquentation scientifique des documents. Il est donc nécessaire de proposer plusieurs niveaux de recherche, et des parcours différents adaptés aux intérêts des différentes catégories de publics visés. Il est également fondamental de concevoir simultanément l’instrument de recherche et son outil d’interrogation, adapté au contenu des descriptions.
    • L’archiviste ne travaille plus pour une communauté restreinte se déplaçant vers lui et partageant avec lui un mode consensuel d’échange, mais s’adresse à travers la mise en ligne à des internautes du monde entier, avec lesquels il lui faut trouver un langage commun dépassant les usages particuliers, normalisé et structuré.
    • Parallèlement, de nouveaux modes d’interrogation, de nouvelles façons de concevoir la relation des objets entre eux, de nouvelles approches des contenus sont en plein développement sur la toile. Les archives ne doivent pas rater leur entrée dans le monde du web des données, et ne pourront rester figées dans des schémas dont l’insuffisance commence à se faire sentir : le web sémantique est la porte d’accès à un vrai réseau culturel et patrimonial dont il serait inconcevable que les archives soient absentes. Il convient donc à nouveau que l’archiviste réévalue ses outils de mise en ligne, mais qu’il garde toujours la même ligne de mire : l’instrument de recherche est l’outil d’accès aux archives, il se décline seulement selon les supports.
    Projet de pont « ridicule » sur l’Aigues – avant 1840. Arch. dép. Vaucluse, 3S40

    « Il faut mettre en ligne ! »
    Les archives, les archivistes et le Web (part I)

    Le constat n’est plus à faire, la mise en ligne « des archives » est devenu un impératif professionnel de première urgence.
    Mais pourquoi donc cette urgence ?

    •   une forte pression « sociétale » réclame de pouvoir disposer d’informations à satiété sur l’histoire personnelle des individus, en même temps qu’elle refuse de considérer désormais l’existence ou la validité de ce qui n’est pas en ligne, et interpelle les pouvoirs publics pour accélérer cette nouvelle « sociabilité du bout des doigts »…
    •   les gouvernements s’en mêlent en prônant le tout numérique et la diffusion des informations publiques sur les réseaux, pour l’accessibilité citoyenne au patrimoine.

    En écho à cette exigence sociale, les services publics d’archives, à l’instar d’ailleurs des autres institutions patrimoniales, ont donc entrepris des démarches variées de mise en ligne, devenue véritable objet stratégique dans leur politique.
    L’archiviste doit désormais concevoir la mise en ligne non comme un « extra », mais comme une dimension actuelle de son métier, en liens étroits avec toutes ses missions de collecte, de classement, de conservation, de communication et de valorisation.
    C’est même l’occasion pour lui de revenir sur le cœur de sa compétence ; l’archiviste doit s’emparer des nouvelles technologies de communication, et les utiliser pour développer les principes et gestes fondamentaux de l’archivistique, avec toutes leurs exigences scientifiques ; ainsi il affirmera sur le Web à la fois l’identité des archives comme matériau unique, proche mais différent de celui des bibliothèques ou des centres de documentation, et l’identité de son métier d’archiviste : il n’est pas un pourvoyeur d’informations tout à fait comme les autres, mais il a pour spécialité de décrire les fonds afin de les mettre à disposition de façon durable.

    Que mettent en ligne les archivistes ?

    Des images et des contenus

    Dans un monde où l’œil est roi, on trouve énormément d’images sur les sites d’archives :

    •   documents offerts à la consultation : ce sont par exemple les collections de sources d’histoire des familles ;
    •   documents figurés donnés à voir, pièces d’archives comme plans de bâtiments, de territoires et de villes, à l’instar de cette représentation de la tour Anglica de Barbentane dans un recueil de comptes de l’évêché d’Avignon de 1363-1366  ou collections iconographiques comme cartes postales et photographies ;
    •   « trésors » d’archives, pièces exceptionnelles, comme ces deux épisodes de la chanson de Roland en provençal trouvés en tête d’un registre de notaire d’Apt du XIVe siècle
      ou symboliques par leur historicité ou leur beauté.

    L’accès à ces images est multiforme : bases de données pour les grandes séries, expositions virtuelles, « galeries » de documents, dossiers pédagogiques…
    On trouve également beaucoup de contenus de séries homogènes de documents primaires, dépouillés et mis à disposition généralement sous forme de bases de données interrogeables, nominatives ou géographiques : matricules militaires des soldats de la guerre de 14-18, dossiers d’immigrants sur le site des Archives nationales d’Australie, liste d’arrivants aux États-Unis sur Ellis Island Online, avec souvent des liens vers des images, de dossiers, de bateaux, de photographies personnelles ou de groupes…
    Cette politique répond à une demande très forte, d’ancrage dans la société, de recherche de racines, d’histoire personnelle et familiale, de repères locaux, d’identité en somme, à laquelle l’archiviste se soustrait très difficilement ; ces dernières années, il était quasi suicidaire en France pour un service départemental de ne pas avoir mis en ligne l’état civil !

    Des enjeux stratégiques

    En termes d’analyse de son métier, l’archiviste peut se dire à juste titre dans ce type de mise en ligne qu’il assure plusieurs de ses missions : outre la réponse aux besoins des usagers, il apporte une vraie plus-value à son rôle de passeur

    •   en mettant des documents à disposition sur une très grande échelle,
    •   tout en assurant une préservation efficace des originaux ; ces documents seraient sans cela les plus fragilisés de tous, car les plus consultés ;
    •   attirant des publics « captifs », il en profite d’ailleurs pour leur proposer d’autres ressources, moins attendues, qu’ils n’auraient pas découvertes par eux-mêmes.

    Par ce biais de sa connaissance inégalée des fonds, de même que par l’ampleur et la diversité des collections qu’il gère et peut mettre en ligne sous forme numérisée, l’archiviste affirme l’essentialité de son rôle face à la demande de masse.

    Pour aller plus loin dans la réflexion, on peut toutefois s’interroger sur le niveau archivistique de ces mises en ligne d’images numériques, qui restent souvent très « basiques », tant du point de vue de la description que de l’organisation des documents : les objets présentés sont soit très sériels et répétitifs, sans nécessité d’analyse fine, soit au contraire traités à l’unité comme issus d’une collection.
    C’est là que se situent les limites de l’exercice : la quasi obligation de mettre en ligne des quantités considérables de documents sériels, représentant en réalité une infime quantité des fonds conservés, destinée essentiellement à un public très identifié et à un certain type de recherche qualitativement limitée, ne doit pas faire oublier à l’archiviste que la mission où il est irremplaçable n’est pas celle-là : le cœur de son métier, c’est la mise à disposition de tous les publics de l’ensemble des archives qu’il conserve, c’est la présentation des fonds, c’est leur classement et surtout leur description ; la mission et l’expertise de l’archiviste, c’est la constitution des instruments de recherche, seul moyen d’accès véritable à la documentation historique de la recherche. Et c’est dans cette mise en ligne-là que sont les vrais enjeux stratégiques pour les archivistes.

    2014 : année d'éclosion... © Myriam Pauillac

    Pourquoi ce blog ?

    Ce blog, et sa nécessité procèdent d’un constat, celui d’un certain nombre d’entre vous, qui nous connaissent, que nous avons l’occasion et le plaisir de rencontrer, avec qui nous avons l’honneur de collaborer, souvent très étroitement :

    vous ne communiquez pas, on n’entend pas parler de vous, alors-même que nous savons que vous travaillez, que vous veillez sur les perspectives d’évolution de notre métier, que des réalisations importantes sont en cours et même en phase d’achèvement.

    Ce blog aura sans doute un fil conducteur, presque un slogan : « l’histoire continue », histoire et histoires que nous déclinerons suivant plusieurs volets.
    Ce blog est celui d’Anaphore. Anaphore est une aventure en petite partie personnelle et en grande partie collective. Les propos qui y seront tenus ne seront pas seulement les miens. Ici, toutefois, c’est d’abord le je qui va s’exprimer.

    J’ai commencé à travailler dans les archives en 1979 et, jusqu’en 1990, dans un service d’archives départementales. En 1990-1991 a commencé l’aventure Arkhéïa ; puis, en 1993, l’aventure Anaphore.
    1993, déjà un peu plus de 20 ans. La plupart de mes interlocuteurs de l’époque avaient entre 30 et 60 ans. Les mêmes, aujourd’hui ont donc entre 50 et 80 ans. Alors que les trentenaires d’aujourd’hui avaient 10 ans alors. Ce constat rejoint, d’une certaine façon, celui, pertinent et élégant, d’un confrère qui, à la question « Avez-vous des concurrents ? », répondait : « Sur le secteur des archives publiques nous faisons face à des acteurs plutôt vieillissants. ». Lui-même est sans doute trop jeune pour avoir écouté Georges Brassens chanter Le temps ne fait rien à l’affaire.

    On a trop tendance, à l’époque de l’immédiat, à se comporter comme si l’histoire se terminait aujourd’hui. Je prendrai deux exemples rencontrés.

    Dans les années 1990, quelques archivistes modernes affirmaient qu’il fallait savoir s’adapter et adapter ses pratiques, son métier, aux nouvelles technologies. Celles-ci étaient alors représentées par les logiciels documentaires. Il fallait renoncer à nos instruments de recherche au bénéfice des bases de données documentaires. Comme si l’évolution des technologies d’accès à l’information allait s’arrêter tout à coup, si on atteignait là le terme d’une histoire (il est vrai que, dans les années 1990, les thèses de Francis Fukuyama sur la fin de l’histoire connurent un grand succès).

    La fin de cette période nous semble avoir été sifflée par la publication, en 1999, de l’ouvrage de Christine Nougaret et Bruno Galland, Les instruments de recherche dans les archives (La Documentation française).
    Les années 2000 ont donc été celles du grand retour aux instruments de recherche, avec, en particulier, l’adoption de la norme de description archivistique ISAD(G), des formats standard s’appuyant sur le langage XML, d’outils informatiques pour produire de tels instruments de recherche et d’outils spécifiques au métier des archives pour mettre en ligne et interroger ces instruments de recherche. Les Archives de France, les Archives nationales et Anaphore ont joué un rôle très important dans la promotion de ces norme et format standard et Anaphore a eu un rôle de pionnier défricheur pour les outils de production et de restitution. Mais, il ne s’agit pas ici, de faire dans la nostalgie car, là encore, l’histoire continue.

    Elle continue, et pourtant !

    Anaphore a d’abord provoqué une sorte de révolte d’une bonne partie de ses utilisateurs en voulant « imposer » l’adoption de normes et d’instruments de recherche électroniques. Sans doute, y a-t-il eu, de notre part, des excès, un peu trop d’enthousiasme, mais l’intuition de la voie à suivre a été amplement confirmée par la suite.

    En avançant dans les années 2000, les normes et formats standard se sont finalement imposés. Peut-être trop, en tout cas de manière trop formelle. Ils sont devenus pour les uns presque un dogme, pour d’autres, un argument commercial. Avec la tentation, là aussi, de figer des évolutions, encore une fois d’arrêter l’histoire !

    Parmi les très nombreux arguments en faveur des formats standard (pérennité, universalité : arguments que l’on doit aujourd’hui nuancer) il en était un d’essentiel : pouvoir attacher moins d’importance qu’on ne le faisait précédemment (par exemple avec les traitements de texte) à la forme (la présentation, destinée à la lecture humaine) et plus aux contenus. Mais, pour certains, on est retombé dans un autre formalisme, syntaxique celui-là, et donc même plus destiné à la lecture humaine. Il n’est malheureusement pas du  tout exagéré d’écrire que l’on arrive à privilégier l’emploi ou le non-emploi de tel attribut à la lisibilité, à la compréhensibilité, de l’instrument de recherche.

    L’histoire continue : comme les technologies, comme les outils, les formats évoluent, et même les normes. Il est très intéressant, à cet égard, de regarder ce qu’on fait nos « cousins » bibliothécaires.

    Pour résumer, très schématiquement,

    • Les années 1990 ont été celles de la large diffusion de l’outil informatique dans les services d’archives. Les formats informatiques étaient alors propriétaires.
    • Les années 2000, dans le contexte du formidable développement du Web des documents, ont vu la mise en œuvre de normes, le remplacement des formats locaux propriétaires par des formats internationaux métier, la diffusion plus large d’outils de restitution spécifiques au métier des archives et, pour certains, l’affinement de leurs méthodes de travail.
    • Les années 2010 sont celles du développement du Web des données, du travail sur des modèles conceptuels, du remplacement des formats métier par des formats universels, d’un nouvel affinement des méthodes et du renouvellement des outils de mise en ligne.

    Ces changements d’outils et, même, au-delà, de paradigme, ont en effet de quoi donner le tournis. Pourtant, des fondamentaux, essentiels, demeurent : les objectifs de l’archiviste, ses rôles, son travail de fond, les méthodes de description. Simplement, il faut savoir distinguer les fondamentaux à conserver des outils (au sens large) qui se renouvellent. Et, il est essentiel de ne pas se rendre prisonnier des modes, des outils de l’année, des formats de la décennie car, alors, les déconvenues sont assurées à terme.

    On peut décider de s’arrêter au bord de la route.
    On peut décider de se jeter dans le fleuve et de se laisser emporter par les tourbillons des évolutions technologiques.

    Anaphore navigue sur ce fleuve en tenant le cap qui conduit vers les réalisations de demain. Car nous n’avons pas oublié que l’archiviste est d’abord un passeur entre hier et demain. Et, le rôle de l’éditeur de logiciel (et plus) est de l’accompagner dans cette voie, de lui éviter les embranchements sans issue pour mener à bien sa noble mission. Son rôle est également de prendre en charge, le plus largement possible, les aspects liés à la technique et aux formats (contrairement à ce qui a eu tendance à se faire à l’arrivée du format XML-EAD) pour que l’archiviste puisse se consacrer aux fondamentaux de son métier.

    Ce blog présentera donc les réalisations d’Anaphore, mais aussi ses projets, les résultats de sa veille et de ses réflexions. Il est, bien sûr, également ouvert à vos contributions.

     

    Louis Colombani

    Janvier 2014