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Philosophie présentant les Sept Arts libéraux à Boethius, 1460 - 1470, Maître de Coëtivy The J. Paul Getty Museum, Los Angeles, Ms. 42, leaf 2v

Concevoir un accès aux instruments de recherche archivistiques

Julien Pomart nous livre son retour d’expérience à l’issue du travail de mise en ligne des instruments de recherche de la Fondation Maison des Sciences de l’Homme. Comme Anaphore le fait souvent, il s’est agi, sur ce dossier, d’instaurer un dialogue, un niveau de questionnement avec l’archiviste afin de révéler ce qui, dans l’organisation initialement proposée, reflétait véritablement le caractère organique des fonds.
En effet, faire émerger le caractère organique des contenus consignés a constitué le premier objectif de la démarche :

  • par l’application au premier degré du principe de respect des fonds, c’est-à-dire identifier la ou les entités productrices
  • et, au second degré de ce même principe, par le respect de l’ordre primitif ou originel des documents.

C’est dans un second mouvement que nous nous sommes intéressés à la stratégie de mise en ligne à proprement parler, à la définition des clés d’accès et de l’offre d’accès aux contenus voulue par l’archiviste.

Dans l’histoire d’un service d’archives, la mise en ligne des instruments de recherche qu’il produit constitue une étape majeure, voire symbolique, l’archiviste livrant aux internautes le fruit de son travail de collecte, de classement et de description des fonds dont il assure la gestion. En effet, le rôle de l’archiviste est avant tout de porter l’existence de sources primaires à la connaissance des publics.

Pour le pôle archives de la FMSH, l’année 2013 fut notamment marquée par la conception ainsi que la mise en ligne de la plateforme de consultation de ses premiers répertoires et inventaires en XML-EAD, créés à partir de 2012. Un tel projet nécessite de se poser les bonnes questions et d’évaluer ses enjeux en matière de médiation avec les publics.

Les principes directeurs

La conception d’une plateforme de consultation d’instruments de recherche archivistiques est une démarche qui implique plusieurs problématiques.

A qui s’adresse l’application ?

Les contenus archivistiques sont produits à destination d’un public, et même de publics, qu’il est nécessaire d’identifier au préalable afin de répondre du mieux possible à leurs besoins. De manière générale, le premier public ciblé est celui des chercheurs et étudiants, cependant il ne faut pas oublier le public « interne » composé de l’ensemble des acteurs d’une institution, ce qui inclue aussi bien sa gouvernance que son personnel administratif. En outre, au sein de ces catégories de publics, on pourrait distinguer plusieurs types d’usagers :

  • ceux qui connaissent l’application de consultation des contenus archivistiques et en prennent connaissance,
  • ceux qui s’adressent directement au service d’archives par téléphone, par courriel, ou en salle de lecture,
  • et puis, ceux qui utilisent ces deux solutions, somme toute complémentaires : d’abord l’utilisation de l’application web afin de prendre connaissance des fonds de manière générale, puis prise de rendez-vous avec l’archiviste. Ou alors découverte de l’application après échanges avec le service des archives.

Quelles sont les habitudes de consultation en ligne ?

L’utilisation des moteurs de recherche sur le web a introduit chez les internautes de nouvelles pratiques de recherche d’informations et de ressources. Plus de 80 % des internautes utilisent la fonction de recherche simple. Il ne faut cependant pas négliger d’autres types d’usages afin de ne pas oublier une partie des publics : exploration de l’état des fonds, utilisation des formulaires de recherche avancée, navigation d’un contenu à un autre via les termes indexés, etc.

Quels sont/seront les contenus à publier à court, moyen et long termes ?

S’il peut être délicat pour l’archiviste d’anticiper les futurs usages, il possède néanmoins le contrôle sur les contenus qu’il souhaite mettre en ligne à court, moyen et long termes. L’enjeu est en effet de concevoir un accès à des instruments de recherche qui n’existent pas encore. Cela est particulièrement vrai dans le cas des archives de la Fondation Maison des sciences de l’homme. En 2013, les répertoires créés depuis l’informatisation du service en 2012 s’élevaient au nombre de six et étaient loin de représenter toute la diversité – mais aussi la richesse du fonds. C’est donc la connaissance de ce fonds que possède l’archiviste qui a guidé l’élaboration de la plateforme de consultation, censée être adaptée à l’ensemble des contenus archivistiques présents et à venir : 1 an, 2 ans, 5 ans, 10 ans…

Dans quels environnements professionnel et numérique doit prendre place l’accès aux contenus archivistiques ?

Penser l’accès aux archives de manière isolée et déconnectée de l’environnement immédiat du service d’archives ainsi que des tendances globales peut s’avérer dommageable dans la mesure où l’application risque de se retrouver rapidement en non-conformité, soit avec la politique institutionnelle en matière de « numérique », soit avec les normes métiers en vigueur. Au sein de la FMSH et plus particulièrement de la bibliothèque, cela s’est traduit par :

  • un examen des pratiques des bibliothécaires afin de repérer de potentielles clefs d’accès à l’information communes entre bibliothèques et archives,
  • l’élaboration d’une application qui s’articulerait correctement avec les autres projets à venir, en particulier la mise en place d’un portail d’accès unique au catalogue des imprimés, aux ressources électroniques, aux bases de données et instruments de recherche archivistiques.

La structuration des contenus archivistiques : de l’état des fonds aux instruments de recherche

La connaissance des fonds d’archives que possèdent les archivistes peut être délicate à restituer aux usagers.

De quelle manière les présenter ? Deux notions sont capitales: contextualisation et hiérarchisation de l’information. Le pôle Archives a travaillé sur cette application en suivant un principe primordial en archivistique : décrire du général au particulier en évitant les redondances.

La création d’un état des fonds électronique constitue une étape incontournable : il va en effet structurer de manière hiérarchique l’ensemble des contenus archivistiques qui seront mis en ligne progressivement et offrir à l’usager un aperçu global des fonds documentaires.

Dans le cas des archives de la FMSH, nous avons fait le choix de structurer cet état des fonds autour de trois ensembles :

  1. Le fonds de l’Association de la Maison des sciences de l’homme, structure ayant précédé la Fondation (il ne s’agit pas à proprement parler du fonds d’archives de la FMSH),
  2. Les archives institutionnelles de la Fondation, c’est-à-dire les documents produits et reçus par ses services et programmes,
  3. Les fonds entrés par voie extraordinaire (les dons).

Pour le fonds institutionnel ainsi que les fonds confiés à la Fondation, un second découpage organise les ensembles documentaires par acteurs et/ou activités. Cette structuration résulte d’un choix de l’archiviste de mettre en valeur les fonds et ne reflète pas nécessairement le cadre de classement des archives en vigueur.

Concrètement, des documents rangés côte à côte dans les dépôts ne retrouveront pas nécessairement la même proximité dans l’état des fonds. Alors que le cadre de classement est destiné à organiser les fonds de manière thématique, l’état des fonds vise à restituer l’organisation du ou des producteur(s). Les libellés des ensembles et sous-ensembles doivent à la fois refléter cette organisation et êtres clairs pour l’usager. La création d’un état des fonds peut, de ce fait, s’avérer délicate.

Soulignons ici le rôle non négligeable des différents interlocuteurs pouvant intervenir dans ce type de projet, notamment des éventuels prestataires : à l’origine, cet état des fonds était structuré très différemment et reflétait d’avantage un cadre de classement. C’est en partie grâce à l’expertise ainsi qu’au regard extérieur apportés par la société Anaphore, durant la phase de conception, que cette évolution a eu lieu. Cette intervention a en effet permis à l’archiviste de prendre de la hauteur par rapport à ses pratiques et son environnement institutionnel pour mieux voir les éléments à corriger.

Lorsque l’ossature est mise en place, il est ensuite aisé pour l’archiviste d’y greffer les instruments de recherche qu’il produit progressivement:

Reste un dernier choix à effectuer : faut-il présenter ici des fonds non traités et pour certains non communicables ?
Deux stratégies sont possibles :

  • Ne faire apparaître dans cet état des fonds que les archives classées et ayant fait l’objet d’une description archivistique au niveau de chaque dossier ou à la pièce, avec mise en ligne de l’instrument de recherche correspondant,
  • Ou, au contraire, présenter toute l’étendue des fonds conservés même s’il n’existe qu’une notice de fonds pour certains.

Compte tenu de la récence de la fonction archives de la FMSH, le Pôle Archives a opté pour une présentation de l’ensemble des ressources documentaires, sans se limiter aux archives traitées. En effet, chaque notice d’un fonds non classé, même incomplète, voire inexacte, constitue un accès à l’information pouvant toujours s’avérer utile. De plus, l’archiviste dispose de manière générale de quelques outils plus ou moins élaborés qui lui permettent de s’orienter dans le fonds et d’effectuer lui-même la recherche pour l’usager : bordereau de versement, listing sommaire, etc. et dont il pourra se servir pour renseigner au mieux les chercheurs.

L’interrogation des contenus archivistiques numériques

L’accès aux archives implique par ailleurs de permettre aux usagers d’interroger les instruments de recherche mis en ligne.

Les possibilités d’orientation de l’usager

Tous les moteurs de recherche proposent la possibilité d’effectuer des requêtes plus ou moins avancées. L’archiviste peut aller au-delà et proposer différents parcours de recherche qui vont aiguiller l’usager et donc enrichir l’expérience de recherche.

Dans le cas présent, il existe plusieurs possibilités :

  • effectuer une recherche simple (plein texte) dans l’ensemble des instruments de recherche,
  • élaborer une recherche plus sophistiquée, en combinant plusieurs critères, grâce à un formulaire d’orientation générale,
  • effectuer une recherche dans un périmètre limité ou aux archives institutionnelles de la FMSH ou aux fonds d’archives qui lui ont été confiés, au moyen des formulaires respectifs.

Cette dernière fonctionnalité permet de restituer la richesse des contenus archivistiques produits.

Le rôle de l’indexation réfléchie et contrôlée

Les formulaires d’orientation de l’usager sont bâtis à partir des clefs d’accès à l’information que constituent les termes d’index des instruments de recherche. La connaissance que l’archiviste possède des fonds et de ses usagers joue toujours un rôle central dans la conception d’une telle application. Deux problématiques simples ont guidé leur conception :

  • De quelle manière l’archiviste veut-il et peut-il mettre en valeur les fonds ?
  • Quels sont les principaux types d’information que les usagers recherchent ?

Pour la Fondation Maison des sciences de l’homme, nous avons opté pour la création de clefs d’accès mettant en avant les spécificités de ses fonds d’archives et de son action :

  • noms de chercheurs
  • disciplines scientifiques
  • services et programmes institutionnels
  • programmes scientifiques
  • manifestations scientifiques (colloques, séminaires, journées d’études, etc.).

A l’heure actuelle, peu de termes apparaissent car la production d’instruments de recherche électroniques est récente. Mais, au fur et à mesure de l’avancée des travaux de traitement des fonds, les listes de termes vont se nourrir de l’indexation et enrichir l’expérience de recherche. La création des contenus archivistiques et leur mise en ligne sont ainsi deux missions de l’archiviste étroitement liées et devant être assurées de manière concomitante. A contrario, un service d’archives dont la politique de mise en ligne n’intervient que bien après la création d’instruments de recherche en XML-EAD devra faire face à un manque d’index spécifiques à son institution. L’application de consultation risque donc de ne pas refléter toute la richesse des fonds dont il assure la gestion.

La restitution des résultats de requête

Les descriptions archivistiques sont organisées selon une arborescence hiérarchique. Si l’on souhaite conserver l’état d’esprit régissant cette règle, de quelle manière l’application doit-elle restituer les résultats de requêtes lancées par les usagers via le moteur de recherche ?
La création d’un état des fonds permet justement de respecter ce modèle structuraliste utilisé par les archivistes et de replacer les résultats des requêtes :

Ce type de restitution des résultats diffère du catalogue dans lequel les résultats sont affichés à la suite, sans arborescence :

Pour conclure : le « numérique », un accès aux archives parmi d’autres ?

Faut-il considérer une application de consultation des contenus archivistiques comme une fin en soi ? Pas nécessairement : la mise en ligne constitue une action visant à offrir de la visibilité aux documents d’archives, et la valorisation par des expositions, publications ou des opérations de numérisation constituent d’autres aboutissements du travail de l’archiviste. En réalité, il s’avère qu’aussi performants qu’ils peuvent l’être, les contenus archivistiques mis en ligne ne constituent qu’une manière d’accéder à l’information complémentaire aux autres.

L’archiviste, de par sa connaissance des fonds mais aussi de l’histoire de son institution, reste un interlocuteur de premier ordre vers l’accès aux archives : mettre en ligne les contenus archivistiques ne signifie pas laisser les usagers seuls face aux instruments de recherche. L’archiviste, comme le bibliothécaire, accueille, écoute et oriente toujours le chercheur, restant ainsi au contact de la communauté scientifique et de la recherche actuelle.

N’oublions pas non plus qu’avant d’être numériques, les instruments de recherche ont connu le support papier. Quand bien même les répertoires et inventaires électroniques présentent de nombreux avantages, difficile de tirer un trait sur une culture papier vieille de plusieurs siècles :

  • une partie du public des archives a pris des habitudes de consultation bien ancrées dans leurs pratiques de recherche, habitudes d’autant plus persistantes du fait que bon nombre de services d’archives mettent uniquement des instruments de recherche papier à la disposition des usagers,
  • le papier se prête particulièrement à la consultation intégrale d’un répertoire ou d’un inventaire, non seulement pour le confort de lecture qu’il offre, mais aussi de par la structuration et l’affichage de l’information qui se trouve directement accessible au lecteur, sans qu’il ait besoin de déplier toute la hiérarchie de l’instrument de recherche ou d’effectuer des requêtes.

De ce fait, produire des instruments de recherche sur plusieurs supports constitue un bon moyen de toucher un panel plus large d’usagers. Ainsi l’état des fonds des archives de la Fondation Maison des sciences de l’homme, déjà accessible en ligne, sera prochainement consultable dans sa version papier en salle de lecture de la bibliothèque. D’autres instruments de recherche devront le rejoindre au fur et à mesure de l’avancée des travaux de traitement des fonds.

Publier Caderousse
Part II. L’aventure de Caderousse

Comme beaucoup de services d’archives sans doute parmi ceux qui attachent de la valeur à la fonction classement, les archives départementales de Vaucluse souhaitaient disposer d’un outil de mise en valeur de leurs travaux. Le classement est parfois – souvent – l’aboutissement d’années de labeur et de recherches. C’est donc une petite fête lorsqu’un nouveau « bébé » est prêt !

En l’occurrence, il s’agissait là de faire aboutir le travail de tri et de description réalisé par Martine Sainte-Marie, qui avait relevé le défi (sorte de bizutage puisqu’il s’agissait de son cadeau de bienvenue à son arrivée aux archives départementales de Vaucluse en 2006) de classer l’imposant fonds du duché de Caderousse, entré en 1900 et qui avait attendu la bagatelle de 106 années avant de passer entre des mains expertes capables de le maîtriser et d’en venir à bout en douceur. L’inventaire était terminé, avait reçu le visa scientifique et technique des Archives de France, mais comment montrer ce travail ? En publiant un inventaire, évidemment. Oui, mais plus facile à dire qu’à faire quand un service ne dispose ni de cellule PAO, ni de moyens budgétaires suffisants pour financer les prestations d’un graphiste à chaque publication… L’idée a donc germé, avec la complicité d’Anaphore, de développer un outil d’« éditorialisation » pour – enfin ! – publier des inventaires esthétiques directement à partir de la base de données présente dans le module Aide au classement d’Arkhéïa.

La commande était de publier un répertoire en version imprimable d’une part et sous forme de page HTML diffusable sur internet d’autre part, en même temps qu’en version EAD « traditionnelle », sans avoir à retravailler le fichier initial. Les archives souhaitaient qu’une grande attention soit portée à la lisibilité et à la qualité graphique de l’instrument de recherche pour les deux formes de restitution.
Toujours à l’écoute, Anaphore a répondu à nos requêtes et a pu formaliser nos souhaits qui devaient être absolument pris en compte dans une maquette.

Les trois points pris en compte par la maquette proposée

Compréhensibilité

Un instrument de recherche n’est pas toujours d’une grande limpidité. Plusieurs sortes de métadonnées descriptives peuvent être présentées à la suite, sans ou avec des différences typographiques, mais, dans tous les cas, sans qu’il soit possible d’en saisir la nature.

Lisibilité

Cette notion, tout en étant proche de la précédente, peut en être distincte. En effet, la lisibilité facilite généralement la compréhension. Par exemple, une énumération sera nettement plus lisible et donc plus rapidement compréhensible sous forme de liste à puces que sous la forme d’un gros paragraphe avec des points virgules ou des virgules comme séparateurs ; mais le gros paragraphe peut être compréhensible par un lecteur qui s’en donnera la peine si l’archiviste a pris la précaution de préciser de quoi il s’agit, alors qu’une liste sera difficilement compréhensible si l’on ne sait pas de quoi il s’agit.

Esthétique

Si la présentation est soignée, agréable, le lecteur sera plus enclin à consulter l’instrument de recherche. Là encore, cette notion est distincte des précédentes : un instrument de recherche peut être agréable à regarder mais difficile à comprendre. L’intégration de l’iconographie tout au long du corps de l’inventaire s’est imposée.

L’éditorialisation

Elle devait permettre d’intégrer toutes les parties rédigées jusque-là autour de l’inventaire : introduction, bibliographe, sources complémentaires, annexes (généalogie de la famille, glossaire, etc.).

Elle devait également mettre en valeur :

  •   d’une part la structure de l’inventaire (son plan),
  •   d’autre part, le début de chaque nouvelle notice descriptive.

Structure de l’inventaire

Cette structure est plus ou moins complexe ; elle peut compter jusqu’à sept niveaux emboîtés. La base Caderousse joue sur six niveaux. Les archives souhaitaient qu’on puisse toujours savoir où on se situe dans ce plan, quel que soit l’endroit où on se trouve positionné dans l’inventaire.

Notices descriptives

La notice descriptive regroupe deux types de données :

  •   la description de l’unité archivistique elle-même, qui est la description « principale »,
  •   les données complémentaires.

La description principale comprend cinq zones descriptives au maximum :

  • Intitulé
  • Dates extrêmes
  • Présentation du contenu
  • Langue
  • Description physique
  • Cote

Dans ce groupe, les informations saillantes, c’est-à-dire celles qui doivent être facilement repérables par l’œil, sont l’intitulé et les dates extrêmes.
Remarque : traditionnellement, c’est la cote, positionnée dans la marge à gauche, qui sert de repère visuel. Or, cette information est secondaire dans la description. Il serait donc préférable de trouver un autre repère visuel, autour de l’intitulé et des dates extrêmes de l’unité décrite.

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Un outil pour tous les utilisateurs d’Arkhéïa Aide au classement

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Toute cette énergie et plusieurs mois d’échanges ont donc abouti à la création d’un prototype Caderousse. Ce prototype a permis de développer et tester en conditions réelles un outil disponible pour tous les utilisateurs du module Arkhéïa Aide au classement.

Toutes les données sont intégrées dans la base de données et un export, (presque) aussi simple que l’export HTML, permet d’obtenir un objet éditorial soigné, livrable à l’imprimeur en fichier pdf.

Si la partie intégration des images est encore assez expérimentale, il est désormais enfantin de fabriquer un fichier maquetté, compréhensible, lisible et esthétique pour nos lecteurs.

À vous de jouer !

Plan du château ducal de Caderousse, XVIIIe s. - Arch. dép. Vaucluse, 2E9/1225

Publier Caderousse
Part I. Faut-il encore imprimer ?

A l’heure où la présence des services d’archives sur le Web s’impose de façon impérative, comme je l’ai affirmé dans un texte précédent, la salle des inventaires virtuelle est une occasion idéale pour les archivistes de réaffirmer, en utilisant toutes les ressources offertes par la maîtrise raisonnée des nouvelles technologies, la valeur, l’actualité et la pertinence de leurs compétences scientifiques et de leur rôle de médiateurs, qui rédigent et publient des instruments de recherche en ligne.
Cette action, fondamentale pour diffuser la connaissance des fonds, est loin de vider les salles de lecture, comme on le dit parfois. Bien au contraire, en proposant aux chercheurs des espaces d’orientation en ligne de plus en plus riches, l’archiviste met en branle un mécanisme propre à l’incitation à la venue dans les services d’archives, car l’utopie du « un jour toutes les archives seront en ligne » se démonte d’autant plus aisément que les inventaires des sources disponibles montrent leur importance matérielle et leur diversité.

Publier aujourd’hui ? un archaïsme ou un enjeu ?

Mais, de ce fait, la publication traditionnelle des outils d’accès aux documents reste-t-elle un sujet d’actualité ? Est-il aujourd’hui raisonnable d’investir sur la réalisation de répertoires et catalogues imprimés, quand l’accès aux données connaît un essor si considérable ? Ne serait-il même pas abusif, en termes de temps de travail comme en termes de financement, de concevoir des ouvrages en papier pour reproduire à l’identique ce que tout un chacun trouverait sur le net et pourrait imprimer à loisir ?
J’ai la faiblesse de penser que non…

De la nature des instruments de recherche

Car, de même que la « médiation » personnelle, l’accueil en salle du chercheur par l’archiviste est directe et résout nombre de difficultés, ce que l’approche solitaire de la machine permet difficilement, de même instrument de recherche imprimé et instrument de recherche électronique ne sont pas de nature identique et ne connaissent pas le même usage.
L’un est destiné à servir de référence pérenne, l’autre est modifiable dans sa forme comme dans son contenu ; le premier, destiné à la lecture sereine, est fort de ses annexes longues et complètes (introduction historique, bibliographie exhaustive, sources complémentaires détaillées), le second, destiné à la recherche rapide, va s’enrichir de possibilités de rebonds vers d’autres ressources similaires, parallèles, liées hiérarchiquement ou non ; le document papier se feuillette, se parcourt, donne accès aux documents originaux, le document informatique s’interroge, par mots-clés, par facettes ou par type de données, met en évidence les occurrences des mots et des notions, se copie, se diffuse par morceaux, se réutilise…

 

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Investiture de portion du péage à sel de Caderousse, 1127 – Arch. dép. Vaucluse, 2E9/506

Imprimer ? quelle gageure !

Mais à l’aune des restrictions budgétaires et du plein emploi des ressources humaines des services capables de s’atteler à une entreprise telle que la publication d’un inventaire traditionnel, et à l’heure où plus aucun ouvrage qui se veut consulté (ne parlons même pas de vente !) ne peut se dispenser d’une riche illustration en quadrichromie et d’une tenue éditoriale impeccable, imprimer un instrument de recherche est un défi redoutable à relever. Qui ne s’est pas arraché les cheveux en relisant pour la quatrième fois les épreuves d’un répertoire numérique avec cinq ou six niveaux de descriptions, que le graphiste de l’imprimerie n’a pas pu correctement identifier et qui se baladent plus ou moins près des marges de gauche, avec des cotes qui viennent mordre l’espace vital de l’analyse, des dates qui s’alignent ou ne s’alignent plus, une table des matières qui a « mangé » un niveau, un titre « veuf et orphelin » !
L’entreprise est d’autant plus risquée qu’elle ne dispense pas de la mise en ligne elle-même de l’instrument de recherche, pour toutes les raisons évoquées plus haut, mais que jusqu’à présent, il n’existait guère de moyen de publier de façon complètement satisfaisante le même objet de base, sans le retravailler entièrement, sur deux supports aussi différents que le Web et le papier, sauf à faire une simple copie pdf de l’imprimé, ou à rebours une sortie médiocre du document html… le tout sans oublier l’instrument de recherche publié en EAD, cherchable et navigable !

Le choix des archives départementales de Vaucluse

Car l’objectif que nous nous sommes fixé aux archives départementales de Vaucluse est celui de produire désormais inventaires et répertoires exclusivement à partir d’Arkhéïa Aide au classement, et de ne mettre en ligne que des fichiers EAD issus des bases générées pour la gestion des descriptions d’archives – même si aujourd’hui la perspective du Web sémantique nous séduit complètement pour la mise en ligne des données.
Mais l’EAD, même transformé à la volée en pages html, n’a rien de très sexy, on en conviendra !
Et lorsqu’un aussi beau fonds que le fonds du duché de Caderousse parvient au terme de son classement, qu’il a fait l’objet d’une telle précision dans ses analyses qu’elles en deviennent articles d’inventaire « à l’ancienne » malgré leurs balises contemporaines rigoureusement normalisées, eh bien tout archiviste normalement constitué a envie qu’il soit valorisé par une publication de qualité et que celle-ci arrive entre les mains de ceux qui sauront apprécier sa richesse et venir exploiter ses ressources.

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Plan géométral des terres et îles de M. et Mme de Gramont, an XII – Arch. dép. Vaucluse, 2E9/319

Objectif Caderousse : demander la lune ?

Alors l’objectif pour Caderousse est devenu simple, et compliqué à la fois : il fallait obtenir, à partir d’un outil unique de description conçu dans Arkhéïa Aide au classement, selon la charte de réalisation du corpus des instruments de recherche en ligne du site des archives départementales de Vaucluse :

  •   une publication sur ce site, par l’intermédiaire de Pleade, de l’inventaire encodé en EAD ;
  •   une édition traditionnelle soignée, imprimée et diffusée gratuitement auprès d’un nombre important d’institutions françaises et étrangères, universités et centres de recherche spécialisés comme bibliothèques d’études en sus du réseau « réglementaire » français de distribution des instruments de recherche ;
  •   une possible impression à l’identique à partir d’une imprimante standard ;
  •   et, pour faire simple, l’exemple d’autres départements comme le Tarn aidant, une version Web / html élégante et téléchargeable sur le site des AD.

Le tout avec des caractéristiques propres à chaque publication, sans qu’il soit besoin de reprendre chacune d’entre elles individuellement en cas de modification des contenus, cela va sans dire.

Une nouvelle révolution arkhéïenne ?

D’aucuns (lui le premier, mais il s’en repent !) ont prétendu qu’à une certaine époque, le concepteur d’Arkhéïa s’était mis en tête que l’édition papier des inventaires n’avait plus d’avenir et que seul l’instrument de recherche électronique normalisé sauverait l’archivistique, la vraie, contre les assauts des techniques documentaires.
J’ai dû arriver dans le monde arkhéïen bien après (sourire) ces errances (re-sourire) ou bien alors n’ai-je jamais voulu les entendre – et j’ai bien agi, j’ai eu raison de faire confiance et de ne pas douter que Louis Colombani comprenait en fait parfaitement l’enjeu de « l’éditorialisation » de nos instruments de recherche : un ouvrage publié est une pièce précieuse dans la construction d’une politique de service tournée vers les publics, et un inventaire d’archives au même titre qu’un catalogue d’exposition du Grand Palais ou que les sommes que représentent les Vocabulaires typologiques de l’Inventaire général.
Aujourd’hui Anaphore a conçu la première partie de l’outil qui nous manquait. Certes l’aventure fut engageante pour les archives de Vaucluse et deux de leurs archivistes, Martine Sainte-Marie bien sûr, et Sophie Izac-Imbert, fraîchement arrivée du Tarn. Mais leurs efforts ont produit leur fruit, et l’inventaire du fonds de Caderousse est sorti des presses depuis quelques semaines, premier-né d’une longue série d’instruments de recherche élégants et lisibles ; depuis janvier 2014, les archivistes du palais des Papes impriment même leurs bordereaux de versement en version éditorialisée !
Et je suis sûre que bien d’autres « issues » d’objets arkhéïens divers et variés pourront être inventées à partir des ressources de la nouvelle version d’Aide au classement, surtout lorsque sera finalisée la production d’un export html lui aussi retravaillé pour une mise en ligne « chic », ce qui ne saurait trop tarder, j’en suis convaincue. Nous avons déjà plein d’idées !

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Armoiries de la famille de Gramont, XVIIIe s. – Arch. dép. Vaucluse, 2E9/157

Inventaire des archives de la seigneurie de Caderousse par Jean de Jarlains, 1525. Arch.dép. Vaucluse, 2E9/1

« Il faut mettre en ligne ! »
Les contenus archivistiques en ligne : le travail de l’archiviste (part II)

Questions préalables

  • La recherche en archives est une démarche complexe par nature, car elle aborde un matériau riche et complexe ; hors du domaine des grandes séries répétitives, il est illusoire de croire qu’on peut la simplifier à l’extrême, que l’on peut cerner par un ou deux critères un ensemble gigantesque et varié ; tout un arsenal de guides ou de modules spécialisés sont offerts aux chercheurs sur les sites des grandes institutions qui mettent les instruments de recherche au cœur de leur proposition en ligne. Un bel exemple est donné par le site des Archives nationales australiennes.
  • Quels publics l’archiviste doit-il cibler en mettant en ligne des inventaires d’archives ?
    A priori, les publics chercheurs, quels qu’ils soient, même amateurs ou débutants, mais prêts à entamer une vraie démarche, pas à trouver des réponses toutes faites, même si l’archiviste fait en parallèle des propositions du type « dossiers d’histoire », destinés à un public plus large non chercheur.
  • Comment consulte-t-on en ligne ?
    Ce n’est pas le lieu d’analyser ici ce qui fait l’objet d’études nombreuses, mais c’est bien sûr une question primordiale à se poser avant d’adopter un parti de présentation, un modèle de recherche, un type d’instruments de recherche ; il n’est toutefois pas obligatoire de se conformer aux pratiques majoritaires, mais de les connaître et de les évaluer, pour les retenir si elles sont conformes aux objectifs de mise en ligne, ou les rejeter si elles ne sont pas adaptées à la nature du matériau traité ou au niveau d’information délivré. Il faut néanmoins avoir en tête que l’internaute, impatient d’aller à ce qu’il juge l’essentiel, de poser sa question et d’avoir des réponses, lit très peu les modes d’emploi et autres didacticiels, au grand risque de ne rien trouver dans le cadre d’une recherche non formatée.
  • Met-on les mêmes outils en ligne et en salle de lecture ?
    Non. Ni dans leur nombre et diversité, ni dans leur forme.

    • En salle, le recours à l’archiviste est direct et résout nombre de difficultés, ce que l’approche solitaire de la machine ne permet que difficilement ;
    • L’informatique supporte très mal l’approximatif des instruments de recherche provisoires ou anciens, pourtant fort précieux pour le chercheur ;
    • Recherche en ligne et recherche en salle ne sont pas équivalentes, et ont besoin d’outils différents ;
    • Tout contenu d’instrument de recherche n’est pas publiable en ligne.
  • Comment gérer les « retours » de l’interactivité entre public et recherche en ligne ?
    L’internaute est beaucoup plus exigeant, plus critique et plus réactif que le lecteur traditionnel. Son utilisation des outils mis en ligne n’est en outre jamais tout à fait ce que l’archiviste avait prévu ; à l’archiviste d’évaluer les critiques formulées, soit pour les prendre en compte et adapter les outils, soit pour user de plus de pédagogie en ligne et mieux expliciter la démarche et les objectifs atteignables grâce aux outils.

La présentation des fonds et des instruments de recherche

L’organisation des sites d’archives est significative de ce que l’archiviste veut porter comme message et des priorités qu’il attribue à chacun des modules qu’il propose à l’internaute.

La structuration de la présentation des fonds

C’est une vraie démarche archivistique de présenter les fonds conservés par l’institution, dans lesquels les recherches s’effectueront, soit en ligne, soit en salle.
Sa raison d’être est d’aider l’internaute à connaître le contexte général de production des archives qu’il va pouvoir consulter et à mieux cerner ce qu’il peut y trouver, donc y chercher. Les systèmes nationaux de collecte et de conservation, les histoires archivistiques des pays, conditionnent la plupart du temps cette présentation, organisée simplement (ordre alphabétique du nom des fonds par exemple pour les archives italiennes) ou structurée, de façon chronologique (fonds coloniaux / fonds après l’indépendance au Sénégal, fonds d’Ancien Régime / fonds postérieurs à la Révolution en France), selon la nature des fonds (fonds notariaux, fonds administratifs…), selon les niveaux hiérarchiques des producteurs (organisations gouvernementales, agences locales), selon des thématiques (archives militaires, archives de l’immigration)…
En France, ce sont des cadres de classement réglementaires qui sont généralement utilisés, subdivisés en « séries », identifiées par des lettres et regroupant des fonds de même type de provenance (fonds judiciaires d’ancien régime, fonds d’institutions religieuses régulières, fonds d’origine privée…) ; extrêmement « pratique » car référentiel uniforme partout en France, le cadre de classement départemental est cependant un système faussement respectueux des fonds, qu’il va éclater entre diverses périodes, regrouper artificiellement, ou scinder en plusieurs thématiques.

L’organisation des instruments de recherche

L’organisation des instruments de recherche, indépendamment de leur nature et de leur forme, est de même un choix archivistique fondé sur les sources mais aussi sur les méthodes de recherche proposées, ou les sujets priorisés :

  • Elle peut suivre la même structuration que la présentation des fonds, par série du cadre de classement, ou au contraire par type de fonds ;

Capture d'écran État général des fonds - Archives de Vaucluse

  • Elle peut être organisée de façon plus pragmatique, indépendamment de la présentation globale des fonds, en fonction de sujets pertinents entre eux : les outils pour effectuer une recherche sur l’histoire des familles, les guides des sources de l’histoire de la première guerre mondiale ou de l’immigration…

La mise en forme des instruments de recherche

La façon dont l’internaute pourra appréhender l’instrument de recherche qui répondra à sa requête dépend aussi de choix archivistiques majeurs :

  • L’archiviste peut choisir de n’offrir qu’une référence précise, hors contexte ; la description de l’article ou des articles qui répond(ent) à une recherche simple dans des documents sériels, et qui vont mener parfois à l’image des documents eux-mêmes : le plan cadastral de la commune de R ou les baptêmes de 1754 du village de Saint-Martin.
  • Il peut choisir cette solution également dans une recherche plus complexe, dans une réponse de type documentaire.
  • Une réponse de type archivistique mettra, elle, le document identifié en relation avec son contexte, dans le cadre d’une description hiérarchisée conforme à l’ISAD(G).
  • Le parti peut également être d’offrir systématiquement au chercheur un instrument de recherche lisible de son début à sa fin, soit sous forme traditionnelle (reproduction sous format pdf d’un instrument de recherche papier) soit sous forme « navigable », où chaque niveau se déplie.

L’interrogation des instruments de recherche

    Photo

    • L’accès aux archives
      • Mettre les archives à la disposition du public, mission ultime de l’existence de l’archiviste, ne veut pas dire laisser le chercheur essayer de trouver lui-même dans les magasins de stockage un item choisi au hasard, sur son simple titre aperçu au passage. Mettre à disposition virtuellement repose sur le même principe : comme lors de l’accueil physique du lecteur, que l’archiviste écoute et oriente, la mission de l’archiviste n’est pas de laisser l’internaute se débrouiller tout seul face à des milliers d’images ou de références, mais bien d’être un médiateur entre le document d’archives et l’utilisateur, grâce à son expertise, sans céder aux fallacieux arguments qui prétendent que son travail propre peut être remplacé par un moteur de recherche performant.
      • Servir de médiateur ne veut pas dire faire le travail du chercheur, mais lui donner des outils d’accès, en fonction de sa demande, de son attente, de ses compétences également ; percevoir quel niveau d’information apporter est primordial : on ne répond pas de la même façon à un généalogiste amateur débutant et à un historien professionnel habitué à la fréquentation scientifique des documents. Il est donc nécessaire de proposer plusieurs niveaux de recherche, et des parcours différents adaptés aux intérêts des différentes catégories de publics visés. Il est également fondamental de concevoir simultanément l’instrument de recherche et son outil d’interrogation, adapté au contenu des descriptions.
    • L’archiviste ne travaille plus pour une communauté restreinte se déplaçant vers lui et partageant avec lui un mode consensuel d’échange, mais s’adresse à travers la mise en ligne à des internautes du monde entier, avec lesquels il lui faut trouver un langage commun dépassant les usages particuliers, normalisé et structuré.
    • Parallèlement, de nouveaux modes d’interrogation, de nouvelles façons de concevoir la relation des objets entre eux, de nouvelles approches des contenus sont en plein développement sur la toile. Les archives ne doivent pas rater leur entrée dans le monde du web des données, et ne pourront rester figées dans des schémas dont l’insuffisance commence à se faire sentir : le web sémantique est la porte d’accès à un vrai réseau culturel et patrimonial dont il serait inconcevable que les archives soient absentes. Il convient donc à nouveau que l’archiviste réévalue ses outils de mise en ligne, mais qu’il garde toujours la même ligne de mire : l’instrument de recherche est l’outil d’accès aux archives, il se décline seulement selon les supports.
    Projet de pont « ridicule » sur l’Aigues – avant 1840. Arch. dép. Vaucluse, 3S40

    « Il faut mettre en ligne ! »
    Les archives, les archivistes et le Web (part I)

    Le constat n’est plus à faire, la mise en ligne « des archives » est devenu un impératif professionnel de première urgence.
    Mais pourquoi donc cette urgence ?

    •   une forte pression « sociétale » réclame de pouvoir disposer d’informations à satiété sur l’histoire personnelle des individus, en même temps qu’elle refuse de considérer désormais l’existence ou la validité de ce qui n’est pas en ligne, et interpelle les pouvoirs publics pour accélérer cette nouvelle « sociabilité du bout des doigts »…
    •   les gouvernements s’en mêlent en prônant le tout numérique et la diffusion des informations publiques sur les réseaux, pour l’accessibilité citoyenne au patrimoine.

    En écho à cette exigence sociale, les services publics d’archives, à l’instar d’ailleurs des autres institutions patrimoniales, ont donc entrepris des démarches variées de mise en ligne, devenue véritable objet stratégique dans leur politique.
    L’archiviste doit désormais concevoir la mise en ligne non comme un « extra », mais comme une dimension actuelle de son métier, en liens étroits avec toutes ses missions de collecte, de classement, de conservation, de communication et de valorisation.
    C’est même l’occasion pour lui de revenir sur le cœur de sa compétence ; l’archiviste doit s’emparer des nouvelles technologies de communication, et les utiliser pour développer les principes et gestes fondamentaux de l’archivistique, avec toutes leurs exigences scientifiques ; ainsi il affirmera sur le Web à la fois l’identité des archives comme matériau unique, proche mais différent de celui des bibliothèques ou des centres de documentation, et l’identité de son métier d’archiviste : il n’est pas un pourvoyeur d’informations tout à fait comme les autres, mais il a pour spécialité de décrire les fonds afin de les mettre à disposition de façon durable.

    Que mettent en ligne les archivistes ?

    Des images et des contenus

    Dans un monde où l’œil est roi, on trouve énormément d’images sur les sites d’archives :

    •   documents offerts à la consultation : ce sont par exemple les collections de sources d’histoire des familles ;
    •   documents figurés donnés à voir, pièces d’archives comme plans de bâtiments, de territoires et de villes, à l’instar de cette représentation de la tour Anglica de Barbentane dans un recueil de comptes de l’évêché d’Avignon de 1363-1366  ou collections iconographiques comme cartes postales et photographies ;
    •   « trésors » d’archives, pièces exceptionnelles, comme ces deux épisodes de la chanson de Roland en provençal trouvés en tête d’un registre de notaire d’Apt du XIVe siècle
      ou symboliques par leur historicité ou leur beauté.

    L’accès à ces images est multiforme : bases de données pour les grandes séries, expositions virtuelles, « galeries » de documents, dossiers pédagogiques…
    On trouve également beaucoup de contenus de séries homogènes de documents primaires, dépouillés et mis à disposition généralement sous forme de bases de données interrogeables, nominatives ou géographiques : matricules militaires des soldats de la guerre de 14-18, dossiers d’immigrants sur le site des Archives nationales d’Australie, liste d’arrivants aux États-Unis sur Ellis Island Online, avec souvent des liens vers des images, de dossiers, de bateaux, de photographies personnelles ou de groupes…
    Cette politique répond à une demande très forte, d’ancrage dans la société, de recherche de racines, d’histoire personnelle et familiale, de repères locaux, d’identité en somme, à laquelle l’archiviste se soustrait très difficilement ; ces dernières années, il était quasi suicidaire en France pour un service départemental de ne pas avoir mis en ligne l’état civil !

    Des enjeux stratégiques

    En termes d’analyse de son métier, l’archiviste peut se dire à juste titre dans ce type de mise en ligne qu’il assure plusieurs de ses missions : outre la réponse aux besoins des usagers, il apporte une vraie plus-value à son rôle de passeur

    •   en mettant des documents à disposition sur une très grande échelle,
    •   tout en assurant une préservation efficace des originaux ; ces documents seraient sans cela les plus fragilisés de tous, car les plus consultés ;
    •   attirant des publics « captifs », il en profite d’ailleurs pour leur proposer d’autres ressources, moins attendues, qu’ils n’auraient pas découvertes par eux-mêmes.

    Par ce biais de sa connaissance inégalée des fonds, de même que par l’ampleur et la diversité des collections qu’il gère et peut mettre en ligne sous forme numérisée, l’archiviste affirme l’essentialité de son rôle face à la demande de masse.

    Pour aller plus loin dans la réflexion, on peut toutefois s’interroger sur le niveau archivistique de ces mises en ligne d’images numériques, qui restent souvent très « basiques », tant du point de vue de la description que de l’organisation des documents : les objets présentés sont soit très sériels et répétitifs, sans nécessité d’analyse fine, soit au contraire traités à l’unité comme issus d’une collection.
    C’est là que se situent les limites de l’exercice : la quasi obligation de mettre en ligne des quantités considérables de documents sériels, représentant en réalité une infime quantité des fonds conservés, destinée essentiellement à un public très identifié et à un certain type de recherche qualitativement limitée, ne doit pas faire oublier à l’archiviste que la mission où il est irremplaçable n’est pas celle-là : le cœur de son métier, c’est la mise à disposition de tous les publics de l’ensemble des archives qu’il conserve, c’est la présentation des fonds, c’est leur classement et surtout leur description ; la mission et l’expertise de l’archiviste, c’est la constitution des instruments de recherche, seul moyen d’accès véritable à la documentation historique de la recherche. Et c’est dans cette mise en ligne-là que sont les vrais enjeux stratégiques pour les archivistes.